Gelir İdaresi Süreç Yönetimi

Tanıtım

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Şahıs Alacakları

  • Şahıs alacakları ile ilgili otomasyondan borçlu hastaları belirler ve gerekli listeleri düzenler.
  • Borçlu hastalar aranarak borcu, ödeme yöntemleri ve ödenmemesi durumunda karşılaşılabilecek yasal yaptırımlar hakkında bilgi verir.
  • Hastaya ödeme şekli ile ilgili bilgi verir (vezneye, banka havalesi, EFT vb.). Hastaların vezneye ödeme yapmalarından sonra gerekli belgeleri saklar. Kalan borcu olup olmadığı takibini yapar.
  • Yapılan ödemelerle banka listelerinin karşılaştırmasını yapar. Bilgileri dosyalar. Borcun düşülmesi için ilgili birimlerle görüşerek takibini yapar.
  • Ödeme yapmayan hastaların adreslerine durumunu yazılı olarak bildiren tebligat gönderir.
  • Gerekli tüm bilgilendirme yapılmış olmasına rağmen borçlu hasta ödemeyi kabul etmez ise veya ödemek istemez ise adresine konu ile ilgili tebligat gönderir.
  • Herhangi bir iletişim adresi (telefon, adres, e-mail vb.) ve kimlik numarası bulunmayan hasta borçları “kayıp/ulaşılamayan” olarak rapor eder.
  • Tebligata rağmen ödeme yapmayan hastaların evrakları yasal yollara başvurulmak üzere Hukuk Müşavirliği’ne gönderir.
  • Hasta dosyasında yer alan tüm evrakları (raporlar, epikrizler, tahliller vb.) 2’şer kopya halinde hazırlar.

Kurum Alacakları

  • Otomasyondan Borçlu kurumlar ve borç tutarları tespit ederek borç tutarını, ödeme bilgisini, yasal süreçleri ve cevap yazısı beklendiğini bildiren mutabakat mektubu yazar ve kuruma gönderir.
  • Kurumla ödemenin ne şekilde, nasıl, hangi tarihte yapılacağı konusunda görüşür ve ödeme takibini yapar. Ödeme alındığında ilgili iç birimlere bildirimini yapar.
  • Mutabık olunamayan tutarlarda sorun yaşanan durum tespit edilerek sorun çözümlenmesi için çalışır.
  • Ödenen tutarların takibi yapılarak borç düşümü yapılır.
  • Mutabık olunamazsa konu, Hukuk Müşavirliği ile paylaşılır.

Dekont Bloke Eşleşme

  • Anlaşmalı olunan bankadan gelen günlük dekontların otomasyona aktarır.
  • Dekontlarda yazan tutarların kurumumuzdan gönderilen fatura tutarlarıyla eşlenmesini yapar.
  • Otomasyonda kurumlara kesilen faturaların ödemesi yapılanlar ile eşleştirilerek sistemden borç kayıtlarının düşüşünü yapar.

SGK Alacakları

  • Hastane Bilgi Sisteminden (HBS) her ay İstatistik İşlemleri-Dekanlık İstatistikleri o döneme ait birim bazında SGK gelirleri ve İlaç-Malzeme bedelleri tespit eder.
  • MEDULA’dan Dönem Örnekleme Bölümünden Muhasebe Bilgileri inceler. O döneme ait başvuru sayıları, toplam tutarları ve kesinti tutarlarına bakar.
  • HBS’den kurumumuza yatan anapara ve ilaç malzeme tutarları tespit edilir. Toplam tutarlarla yatan tutarlar karşılaştırılıp kesilen tutarların nelerden kesildiği ilgili kuruma gidilerek incelemesi yapılır ve ayrıntıları alınır. SGK Hesap Cetveli adı altında kaydedilir.
  • Manuel tutarlar HBS’den tespit edilir. Manuel Faturalar Bilgi Denetim Merkezinden her ay gönderilir. Kesinti varsa SGK ya gidilerek araştırması yapılır ve ayrıntılar alınır.
  • SGK’dan kişi borçları ile ilgili gelen dokümanlar incelenir ve kurum kaynaklıysa mahsup işlemi yapılır. Kurum kaynaklı değilse gerekli dokümanlar toplanır, itiraz dilekçesi düzenlenerek mahsup işlemi yapılması önlenir.
  • Ay içinde yapılan işlemler Süreç Yöneticisi ’ne iletilmek üzere Süreç Sorumlusu’na rapor eder.

HBKYS Kapsamında Görev ve Sorumluluklar

  • Üniversitenin Misyonunu, Vizyonunu, Kalite Politikasını benimser ve bu doğrultuda hareket eder ve biriminde bu doğrultuda hareket edilmesini sağlar.
  • Üniversite ve birim kalite hedeflerine ulaşılması için görev alanı ile ilgili üzerine düşen çalışmaları yapar.
  • Faaliyetlerini yürütürken İ.Ü. HBKYS dokümanlarına uygun hareket eder ve kayıtların eksiksiz olmasını sağlar.
  • HBKYS kapsamında biriminde yapılacak düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yerine getirilmesine katkı sağlar.
  • Yaptığı işle ilgili iyileştirme önerilerini Üst Yönetimle paylaşır.
  • HBKYS kapsamında birimiyle ilgili talepleri değerlendirir.
  • HBKYS çalışmaları kapsamında yapılan faaliyetlere birimi adına katkı sağlar.

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

  • Her yıl bütçe çağrısı ile birlikte kurum bütçesini hazırlamak ve konsolide edilmek üzere İ.Ü. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na ve İ.Ü. Döner Sermaye Müdürlüğüne gönderir.
  • Belli periyotlarda (aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllık) ayrıntılı faaliyet raporunun hazırlanması işlemleri gerçekleştirir.
  • Faaliyetlerini yürütürken İ.Ü. HBKYS dokümanlarına uygun hareket etmek ve kayıtları eksiksiz tutmak
  • Aylık gelirlerin HBS den alıp eksiksiz şekilde bütçe cetveline yerleştirir ve bunlar DMİS’e girişini yapar.
  • Bütçeyi gelecek yılın bütçesi ile birlikte takip eder 2 yıllık tahminlerle birlikte yapar.
  • Gelirin gerçekleşmesinin takibini yapar.
  • Gelirlerin bütçe cetveline güncel haliyle eksiksiz şekilde yerleştirilmesi sağlar.
  • Hasta kayıtlarının ilgili hüküm ve yönetmeliklere uygun yapılmasını sağlar.
  • Eksik ve hatalı kayıt tespit edildiğinde ilgili personelin uyarır ve hatanın düzeltilmesini sağlar.
  • Sisteme girişi yapılmadığı tespit edilen hizmetlerin ilgili birim koordinatörüne bildirilmesi ve sisteme girilmesini sağlar. Girilip girilmediğinin kontrol edilir. Aksi durumlarda üst yönetime bildirilir.
  • Eksik tanı, endikasyon ve diğer hizmetlerin tamamlatılması. Anabilim Dalı SUT Koordinatörlerinin bilgilendirilmesi ve tıbbi sekreterlerin uyarılması sağlar.
  • Kayıt aşamasından itibaren personelin ve hastanın yaşadığı sorunların belirlenmesi ve çözüm üretilmesi yardımcı olur.
  • Çözüm üretilemiyorsa konu hakkındaki değerlendirme yaparak üst makama iletilmesini sağlar.
  • Sistemden veya MEDULA’dan kaynaklanan sorunların çözümü için ilgili kurumlara mail yolu ile veya resmi yazışmalarla sonuç alınması sağlar.
  • Tüm hizmetlerin Sağlık Uygulama Tebliği ve diğer yönetmeliklere uygun fatura edilmesini sağlar.
  • SUT değişliliklerinin takibini yaparak bilgilerin güncel tutulmasını sağlar. Üst yönetimi bilgilendirir.
  • Hastalara ait faturaların zamanında ve eksiksiz yapılmasını sağlar.
  • Ay sonunda gönderilmeye hazır faturaların dönem çalışması yaparak örnekleme yapar.
  • Örneklemeye düşen faturaların epikrizlerini inceler, eksik işlem ve sonuç raporlarının tamamlanmasını sağlar.
  • Örneklemelere ait klasörlerin hazırlar ve SGK’ya zamanında teslim edilmesini sağlar.
  • Ön kesinti ve kesintilerin mail yoluyla Anabilim Dalı SUT Koordinatörlerine atarak bilgilendirir.
  • SGK tarafından kontrol edilen faturaların mutabakatlarına katılır.
  • Özel kurum ve kuruluşlar adına yapılan faturaları gönderir.
  • Değişik kurumlara gönderilen hasta faturalarının icmal ve teslim evraklarıyla birlikte üst yazı yazarak Başhekimliğe ve İşletme Müdürlüğüne bildirir.
  • Taşınır Mal Yöneticiliğince (TMY) gönderilen malzeme isteklerini inceler.
  • IU kodları eksik olan istek malzemesinin TMY tarafından ilgili birime yazdırır.
  • Malzeme kullanım alanlarının SUT ve branş listelerinden kontrol ederek üst makama bilgi verir.
  • Branş listeleri yayınlanan birimlerden istenen malzemelerin; Branş listesinde olup olmadığının ve Ortak kullanım malzemesi olup olmadığının kontrolünü yapar.
  • SUT kodunun olup olmadığı tespit edilen malzemenin önceden alımı varsa eşleşip eşleşmediğinin kontrolünü yapar. Eşleşmemişse ilgili Anabilim Dalından eşleştirilmesini yapar.
  • Malzemenin önceki dönemlerde kesilip kesilmediğinin Fatura Denetim biriminden sorgulatılmasını sağlar.
  • Geçmiş dönemlerde kesinti yapılan malzemelerin kesinti gerekçeleri yazılarak sisteme uyarı konulmasını sağlar.
  • Hastaya kullanılan malzemeler önceki ihalelerde alınmışsa depo listelerinin otomasyondan dökülmesi ve branş listeleriyle karşılaştırma yapılıp listede olmayanların ücretinin alınması için IU kodu ve malzeme isminin sisteme girilmesini sağlar.
  • Hastaya kullanılan malzeme ortak kullanım malzeme listesi ve branş listesinde yer almıyorsa hastanın kendisine yazılı bilgilendirilerek aldırılmasını sağlar.
  • Paket işlem harici gönderilen malzemelerin her sene güncellenmesi ve paket harici gönderilmesi gerektiğine dair sisteme uyarı konulması sağlar.
  • Malzeme ve kullanımıyla ilgili Anabilim Dalı Başkanlıklarının yazılı olarak bilgilendirir.
  • Taşınır Mal Yöneticiliğinden gelen malzeme isteklerini SGK’dan ödenmesinin olup olmadığını kontrol eder.
  • Malzemelerin IU ve UBB kodlarının doğruluğunun ve SUT kodlarının mevzuata uygun olup olmadığını kontrol eder.
  • Yapılan işlem ve ameliyatların mevzuata uygun olup olmadığını kontrol eder.
  • İstek yapılan malzemelerin yıllık kullanım miktarını kontrol edip Satın Alma Komisyonuna sunar.
  • Fatura birimi tarafından yapılan sonlandırma işleminden sonra aylık gelirler belirlenir.
  • Aylık gelir tutarları (Ayın 1-10’u arası) ISUZEM, DMİS, İSKOP ve Faaliyet Raporu Tablolarına işlenir.
  • Tablolarda 5 ayrı kalem olarak (nakit, SGK, ilaç-malzeme, hizmet ve işlenen hizmet) gelirler eklenir.
  • Bu gelirler ay bazlı ve birim bazlı olarak anabilim dallarının altında yer alır.
  • ISUZEM ve Faaliyet Raporu Tabloları güncellenir.
  • Aylık muhasebe işlem fişlerinin İSKOP ve DMİS sayfasına girişleri yapılır.
  • İzleyen ayın 10-20 si arası TMY ve Gider İdaresi gider tutarları kesinleşir.
  • Kesinleşen giderlerden sonra sadece gelirler girilmiş olan tablolara ay bazlı ve anabilim dalı bazlı giderler de işlenir.
  • Böylece Anabilim Dallarının ay sonu gelir gider farkları kesinleşmiş olur.
  • ISUZEM ve Faaliyet raporları bu tablolar ile güncellenir.
  • Ay sonu toplam gelir ve gider durumu tespit edilir.
  • Toplantılarda ve sunumlarda kullanılmak üzere gerekli istatistik veriler, grafikler ve tablolar hazırlanır.

Personel ve İş Planlanması

  • İşleyişin düzgün ve hatasız olarak yürütülmesini sağlamak.
  • Aksayan kısımları tespit etmek ve birim yöneticisiyle görüşüp uygun hale getirmek.
  • Öncelikli yapılacak işleri belirlemek.

Gelir İstatistiklerinin Değerlendirilmesi

  • Program Destek Biriminden HBS tutarları ve MEDULA tutarlarını alarak raporlanmak.
  • Kesin hesaplardan sonra birimlerin kâr ve zarar tespitini yapmak.
  • Zarara sebep olan gerekçelerin tespit etmek.
  • Kârlılığın sürekli hale gelmesi için gerekli incelemeleri yapılmak ve üst yönetime rapor etmek.

Haftalık Süreç Toplantılarına Katılmak

  • Çözülemeyen problemlerin değerlendirilmek üzere toplantıda anlatmak varsa alternatiflerin beyan etmek.
  • Ortak sorunlarla ilgili diğer fakültelerle fikir alışverişinde bulunmak.
  • Gelir İdaresi Süreç Yönetimi birimlerinden gelen raporları tanzim ederek üst yönetime bildirilmesi.
  • Birimlerin yapmış olduğu ameliyat sayılarının gruplarına göre dökümü, eksik tanı ve endikasyonların dökümü vb. hizmetlerin raporlayarak üst makama bildirmek.
  • Fatura sayısı ve tutarlarını raporlamak.
  • Alacak takibinin çalışmaları sonucunda elde edilen gelir, ödeme yapan borçlu sayısı tahsil edilemeyen borç tutarı ve hasta sayısının raporlanması.
  • Elde edilen tüm verileri raporlayarak Gelir İdaresi Süreç Yöneticiliğine vermek.
  • Üst Yönetime verilecek raporların hazırlanması.
  • Raporlanan verilere göre gerekli değişiklikleri ve düzenlemeleri yapmak.
  • İstatiksel bilgi ve verilerin otomasyon sisteminden günceller.
  • Mevcut ayda düzenlenen rapor ve veriler bir ay öncesi veri ve rapor sonuçlarıyla karşılaştırma yaparak genel değerlendirmeler Gelir İdaresi Süreç Yönetimine raporlamak.
  • Gerektiğinde Anabilim Dallarına gelir-gider döküm listelerinin göndermek.
  • Veri giriş ve istatistik biriminden gelen “Birimlerin aylık gelir tablosu” incelemek. Kâr ve zarar tespit edilip gerekli grafikler hazırlayarak istendiğinde Anabilim Dallarında toplantı ve sunum yapılarak zararın telafisiyle ilgili bilgiler sunmak.
  • Gelen evrakların kaydını yaptırarak değerlendirmek.
  • Fakülte içi veya fakülte dışı gönderilecek yazıların hazırlanmak.

Mevzuat

Tebliğler

Sağlık Uygulama Tebliği Ekleri

EK2A: Üniversitemiz U1 statü fiyatlarını kapsamakta olup her branşın karşında yatan fiyat tutarları SGK tarafından ödenmektedir.

EK2A2: Ayaktan başvurularda faturalandırılabilecek işlemler listesi. U1 listesinde yer alan branş karşılığı gelen vaka tutarı haricinde ayrıca SGK kurumuna fatura edilebilecek işlemler anlamına gelmektedir.

Faturalandırma Kriterleri ve Liste Açıklamaları

Hastaya yapılan işlemler yatan hastalarda eski adı EK-8 yeni adı EK-2B listesi ve eski adı EK-9 yeni adı EK-2C listesinde yer alan işlem puanlarına göre fatura yapılır.

EK-2B: Hastaya verilen tüm hizmetlerin (SUT kontrolü ve MEDULA kontrolüne takılmayan işlemler hariç) tamamının fatura edilmesidir.

EK-2C: Tanıya Dayalı (Paket) Puan Listesi (Eski Adı Ek9). Listede kâr olan işlemlerin hastaya yapılması durumunda puan karşılığı gelen hizmetin fatura edilmesidir. İslam kod açıklama sahasında  (ilaç malzeme hariç veya ……… işlemler ayrıca fatura edilebilecektir) yazanlar hariç. Ayrıca SUT …….. açıklamadan …… başlığında yer alan malzemeler EK-2 C puan karşılığına ilave olarak fatura edilebilecek malzemeler de ayrıca fatura edilebilmektedir.

Sağlık Uygulama Tebliğin de yer alan işlemin EK-2C listesinde yer alması durumunda sadece yapılan ameliyatın veya tedavinin hizmet karşılığı olan puan karşılığı paket fatura edilmesidir. Liste açıklamasında malzeme ilaç vs hariç yazması durumunda paket+izin verilen hizmetler ayrıca fatura edilebilir.

Yönetim Şeması

yonetim-semasi-cerrahpasa

Görev Dağılımı

Görev İsim Dahili Telefon E-Mail
Gelir İdaresi Süreç Yönetimi Yöneticisi Başhekim Yardımcısı
Doç.Dr.Nuri AYDIN

23095 nuri.aydin@istanbul.edu.tr
Gelir İdaresi Süreç Sorumlusu Halil Demir 22196 halil.demir@istanbul.edu.tr
Halkla İlişkiler Birimi Sorumlusu Mustafa TEKİNEL 22195 mustafa.tekinel@istanbul.edu.tr
Sekreterlik 22370 – 23093
Gelir İdaresi Birimi Yeliz ÇAKIL 23090 yeliz.cakil@istanbul.edu.tr
Anlaşmalı Kurumlar ve Alacak Takibi Birimi Önder BİNGÜL 23094 onder.bingul@istanbul.edu.tr
SGK Mütabakat TİG Birimi Berna LUŞ 22970 berna.lus@istanbul.edu.tr
Fatura Birimleri Derya GÜZEL 21556 derya.guzel@istanbul.edu.tr
Yatan Hasta ve Hizmet Alımı Fatura Birimi Özkan ÖZDEMİR

22972 ozkan.özdemir@istanbul.edu.tr
Günübirlik Hasta Fatura Birimi Aliye FİS 22460 aliye.fis@istanbul.edu.tr
Ayaktan Hasta Fatura Birimi Nurdan BEKDEMİR 22460 nurdan.bekdemir@istanbul.edu.tr

İletişim

Adres: İ.Ü. Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Gelir İdaresi Süreç Yöneticiliği

Telefon:  +90 (212) 414 30 00/22370

E-Posta: ctfgeliridaresi@istanbul.edu.tr

URL: http://cerrahpasa.istanbul.edu.tr/hastane/gelir-idaresi

İ.Ü. Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Hastanesi © 2017 All Rights Reserved